【秘書の仕事内容】向いている人の特徴とは？体験談を紹介します。

秘書の仕事内容って？向いている人、いない人が知りたい。

 

転職を考えているワーママから、よく聞かれること。

私は秘書を3年経験しており、一通りのことは分かります。

 

また、現在秘書をしている友人から、現状も確認しました。

＼ブログで分かること／

【仕事内容】秘書業務は多岐にわたる。

会社によって変わりますが、やっていた業務を紹介します。

スケジュール調整、管理。

仕事で時間をかけていたことは、スケジュール調整。

繁忙期は分刻みで予定を詰め込み、いつも緊張していました。

 

＼仕事内容／

 

役員や部長は、急に予定が入ることが多い。

突然言われたことを忘れないように、スケジュール帳があると便利。

 

予定を言われたら、すぐに書き込み。対応可能か返事をします。

その後、PCで入力し、2重チェックをしていました。

調整が苦痛でなければ、向いている人です。

 

新幹線や飛行機チケットの手配。

出張が多い場合、交通関係の仕事もやります。

 

＼仕事内容／

役員の予定は変わりやすいので、何度もチケットを取り直すことも。

 

ミスを防ぐため、手配完了した出張にはマーカーで色付けをするなど、工夫が必要。

旅行感覚で取り組める人には、向いている。

 

電話、メール対応。

社内・社外からの問い合わせがあり、電話の件数も多い。

 

＼仕事内容／

間違った内容を伝えないよう、手帳を開きながら回答します。

 

会社の代表電話ではないので、知っている人からの問い合わせが多い印象。

人と話すのが苦手でなければ、向いている。

 

来客対応、お茶出し。

お客様が来られる場合、対応も必要。

提供する飲み物が揃っているか、チェックします。

 

＼例えば／

季節や相手によって、提供する飲み物を変えていました。

 

急に「コーヒーを出して」と言われ、豆が無い…。とならないよう。

 

買い出し。

手土産が必要な時、秘書が準備をします。

 

＼仕事内容／

菓子折りは請求書払いが難しいので、自腹で立て替える日々。

 

必ず領収書をもらって、早めにお金を返してもらいます。

また、クレジットカードが使えない店もあるので、現金はある程度準備していました。

外出ができるので、動くのが好きな人には向いている。

 

秘書に向いている人とは？４つのポイント。

実際に働きながら、感じたことを紹介しますね。

時間管理ができる。

忙しい役員や部長の予定を調整するので、「時間」は重要。

 

会議の予定だけではなく

1日を乗り越えるために、時間を見ながら仕事を進めます。

 

「あ、遅刻しちゃったー。」が許されない仕事内容。

時間管理が難しい人には、向いていない。

逆に、時間管理しっかりしている人には、おすすめ。

 

フットワークが軽い。

同時進行でいろんな業務があります。

 

急に「〇×部長に資料渡してきて。」と言われ、走ることも多々。

「１つやって、終ったらこっち。」という、ゆるさがが無い。

 

秘書の仕事をしている時、2万歩以上動くこともありました。

ひたすらデスクワークでは無いので、体力も必要です。

いろんな場所に行くのが苦でなければ、向いている。

 

予想外なことにも、落ち着いて取り組める。

秘書をしていると、急な予定変更はよくあります。

「えー。今から全部連絡しなきゃかー。」と一瞬落ち込みますが、切り替えて。

 

＼予定が変更になると／

とにかく落ち着いて、淡々と仕事をこなします。

 

何度か予想外を経験すると、冷静に。

 

気持ちの切り替えをしやすい。

上司と一緒に働いているようなものなので、緊張感が強い。

 

過去、かなり怒られた時。一緒にいるのが苦痛でしたが、仕事を止められない。

「次は頑張ろう」と、気持ちを切り替えるのが大事。

平常心を保てる人には、向いている。

 

嫌なことがあったら

自分のテンションが上がることをして、楽しさを見つけます。

 

秘書に向いていない人とは？苦労してまう場合。

実際に働きながら、大変だと思うことを紹介します。

時間管理ができない

秘書がいる人は、忙しい人ばかり。

自分で周りのことをする余裕がないので、サポートが必要な仕事内容。

 

分刻みの会議や外出など、時計を見ながら誘導するのも秘書の仕事。

１つでも時間に遅れると、その後の予定に影響が大きい。

 

 

人と話すのがが苦手。

秘書をしていると、本当に多くの人とのやり取りがあります。

 

仕事のみを極めたい人には、難しい…。

 

そして、役員や部長とのやり取りも多いので、1人だけで仕事が終わらない。

向いている、向いていないが分かれる部分。

世間話は少ないので、仕事のやり取りができればOKです。

 

自分のペースで働きたい。

仕事の中心は、秘書として仕えている人達。

やり方やルールは、相手に合わせるのが基本の仕事内容。

 

秘書でも在宅ワークはできますが、出社日が決められることも多い。

「今日はちょっとしんどい。」時でも、役員や部長の予定に合わせて出社。

 

仕事の裁量権が少ないので、自分のペースで働きたい人には向いていない。

 

【秘書求人探し】ワーママにおすすめの転職サイト

実際に求人はどうやって探すのか？具体的な方法を紹介しますね。

【正社員】doda

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求人を探す時は、公式サイトへいき。

 

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【時短正社員】リアルミーキャリア

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＼特徴／

リアルミーキャリアの求人はエリアが限定されますが、通える人にはチャンス。

 

＼利用の流れ／

 

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転職市場で時短求人は少ない。探してもらえるのは、助かる。

 

＼時短正社員になりたい人は／

リアルミーキャリア

 

【派遣】リクルートスタッフィング

リモートワークの普及により、在宅勤務ＯＫの派遣会社も増えました。

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仕事内容を絞り込みます。

 

リクルートスタッフィングで企業情報を見ることで

これから働くイメージ、リアルに持てます。

 

困ったときは、何でも聞いてみることがおすすめ。

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【まとめ】秘書の仕事内容、向いている人。

＼仕事の例／

ワーママでも秘書をしている人は多い。

 

＼秘書をやってよかったこと／

 

また、出張のお土産や頂き物を分けてもらえるので、それも嬉しい。

人をサポートするのが好きな人には、おすすめの仕事。

 

気になる人は、希望求人を探してみましょう。